Oracle Time & Labor cho các trường hợp phân ca đặc thù

Dưới đây là một số cách mà Oracle HCM Time & Labor có thể được cấu hình để giải quyết những use case đặc biệt, có tính chất “phi truyền thống” về ca kíp, chu kỳ làm việc, thời gian nghỉ và lịch làm việc. Các ví dụ bao gồm:

Ca kíp 3 ca 4 kíp, luân chuyển theo tuần (thường thấy trong nhà máy, xí nghiệp).
Các trường hợp ca “choàng”, ca “gãy” trong bệnh viện (ca sáng/chiều xen kẽ, có thể tách rời, có “khoảng trống” giữa ca).
Lịch làm việc xa nhà: 3 tháng làm – 1 tháng nghỉ, hoặc 3 tuần làm – 1 tuần nghỉ.
Tùy chỉnh tuần làm việc bắt đầu từ giữa tuần (ví dụ: bắt đầu từ Thứ 4, kết thúc Thứ 2).
Tuần làm việc của một số nước Hồi giáo (nghỉ Thứ 6, Thứ 7; làm việc Chủ Nhật đến Thứ 5).

1. Kiến trúc linh hoạt của Time & Labor

Oracle HCM Time & Labor (T&L) hỗ trợ cấu hình đa dạng thông qua các thành phần chính sau:

Work Schedules (Lịch làm việc):
- Là tập hợp các ngày/ca làm việc (Shifts) được lặp lại trong một khoảng thời gian nhất định (có thể là tuần, tháng, năm).
- Mỗi Work Schedule có thể gắn với một hoặc nhiều nhóm nhân viên.
Shifts (Ca làm việc):
- Mỗi ca có thời gian bắt đầu – kết thúc, có thể có break (nghỉ giữa ca), có “shift differential” (phụ cấp ca đêm, ca độc hại…).
- Shifts có thể được lặp lại, xếp chồng hoặc linh hoạt phân bổ theo ngày/tuần/tháng tùy nhu cầu.
Repeat Patterns và Rotation (Luân phiên ca):
- Cho phép thiết lập các mẫu lặp: 3 ca luân chuyển mỗi tuần, 2 ca xoay theo ngày chẵn/lẻ…
- Kết hợp với các Time Rule để tính công và OT phù hợp.
Time Rule Sets và Fast Formulas:
- Dùng để xác định cách hệ thống tính giờ làm việc, giờ nghỉ, overtime, holiday pay…
- Có thể tùy biến để xử lý các logic phức tạp, ví dụ “làm 12 giờ/ngày, 7 ngày liên tục, nghỉ 7 ngày”, hoặc “tính thêm 20% lương cho 4 giờ đầu đêm, 30% cho giờ đêm tiếp theo”.
Repeating Time Periods (Kỳ chấm công lặp):
- Không bắt buộc phải là tuần dương lịch (Thứ 2 – Chủ nhật), có thể tùy chỉnh (VD: bắt đầu từ Thứ 4, kết thúc Thứ 3).
- Hỗ trợ các chu kỳ khác nhau cho các nhóm khác nhau (VD: nhóm sản xuất 2 tuần/kỳ, nhóm văn phòng 1 tháng/kỳ…).

2. Mô hình “3 ca 4 kíp, luân chuyển theo tuần”

3 ca 4 kíp thường được hiểu là có 4 nhóm nhân viên thay nhau lấp đầy 3 ca trong ngày, và một nhóm sẽ nghỉ trong lúc 3 nhóm còn lại làm việc. Sau đó, các nhóm thay phiên nhau luân chuyển.
Trong Oracle HCM T&L:
1. Định nghĩa các Shift:
  - Ca 1 (6h-14h), Ca 2 (14h-22h), Ca 3 (22h-6h).
2. Thiết lập Work Schedule:
  - Tạo Pattern (mẫu) luân chuyển: tuần này nhóm A làm ca 1, nhóm B làm ca 2, nhóm C làm ca 3, nhóm D nghỉ. Qua tuần tiếp theo, xoay thứ tự.
3. Sử dụng Rotation Pattern:
  - Oracle cho phép đặt rule “luân phiên” giữa các shift theo ngày hoặc theo tuần.
4. Time Rule Sets & Fast Formula:
  - Tính overtime nếu nhân viên phải làm quá 8h/ca hoặc tính phụ cấp ca đêm.
5. Time Approval & Notifications:
  - Tự động gửi thông báo qua self-service khi có thay đổi luân ca.

3. Ca “choàng”, ca “gãy” trong bệnh viện

“Ca choàng” hay “ca gãy” (split shift) là trường hợp nhân viên có thể làm việc 4 tiếng buổi sáng, nghỉ vài tiếng, rồi làm tiếp 4 tiếng buổi chiều/đêm.
Trong Oracle HCM T&L:
1. Xây dựng nhiều Shift trong ngày:
  - Ví dụ: Shift A (6h-10h), Shift B (14h-18h), Shift C (20h-24h)…
2. Ghép các Shift lại thành Work Schedule:
  - Cho phép nhân viên đăng ký/được phân ca A + B trong cùng 1 ngày.
3. Time Rules để tách dữ liệu:
  - Nếu total hours trong ngày > 8h, sẽ bù OT hoặc tính allowance cho “ca 2”.
4. Ngăn chồng ca nếu cần:
  - Dùng rule kiểm tra nếu nhân viên không được phép làm hai ca liên tiếp quá số giờ quy định.

4. Trường hợp làm việc xa nhà: “3 tháng làm – 1 tháng nghỉ” hoặc “3 tuần làm – 1 tuần nghỉ”

Nhiều ngành dầu khí, khai mỏ, xây dựng… áp dụng mô hình “on-off”.
Trong Oracle HCM T&L:
1. Xây dựng Work Schedule dạng chu kỳ dài:
  - Ví dụ: 3 tháng (khoảng 12 tuần) “Active schedule” liên tục, 1 tháng (4 tuần) “Off schedule”.
  - Hoặc 3 tuần “Active” + 1 tuần “Off”.
2. Áp Time Category và Time Type khác nhau:
  - “On-site” + “Off time” hoặc “Home Leave” nếu đó là thời gian nghỉ có lương/không lương.
3. Time Rule & Fast Formula:
  - Tính phụ cấp công tác xa, overtime, hoặc hazard pay (nếu có).
4. Tự động generate Time Cards:
  - Oracle T&L có thể tự động sinh time card cho những tuần “On”, và không sinh cho những tuần “Off” (hoặc gán “Off” time type).

5. Tùy chỉnh tuần làm việc bắt đầu từ Thứ 4, kết thúc Thứ 2

Không phải doanh nghiệp nào cũng sử dụng chu kỳ Thứ 2 – Chủ nhật.
Trong Oracle HCM T&L:
1. Repeating Time Periods:
  - Khi tạo mới một Time Period Definition, ta chọn ngày bắt đầu là Thứ 4, ngày kết thúc là Thứ 3.
  - Thời gian lặp có thể là tuần, 2 tuần hoặc 4 tuần, v.v.
2. Gán Time Period Definition này cho nhân viên:
  - Hệ thống sẽ sinh time card theo đúng lịch mong muốn, thay vì mặc định Thứ 2 – Chủ nhật.

6. Tuần làm việc của một số nước Hồi giáo (nghỉ Thứ 6, Thứ 7; làm việc Chủ Nhật – Thứ 5)

Nhiều quốc gia Hồi giáo coi Thứ 6, Thứ 7 là ngày cuối tuần (nghỉ), và tuần làm việc bắt đầu từ Chủ Nhật.
Trong Oracle HCM T&L:
1. Define Work Day Definition:
  - Chọn “Weekend” là Thứ 6, Thứ 7.
  - Chọn ngày đầu tuần là Chủ Nhật.
2. Repeating Time Periods:
  - Tương tự, đặt chu kỳ tuần từ Chủ Nhật – Thứ 7.
3. Public Holiday Setup (nếu có):
  - Áp các ngày lễ Hồi giáo chính thức vào Holiday Calendar tương ứng.
4. Time Rule (OT, Premium…):
  - Đảm bảo rule tính OT, holiday pay, weekend pay áp dụng cho Thứ 6, Thứ 7.

7. Công cụ hỗ trợ trong Oracle T&L

Work Schedule Assignment:
- Cho phép gán nhiều lịch làm việc khác nhau đến nhân viên hoặc nhóm nhân viên.
- Có thể thay đổi linh hoạt theo mùa/vụ (peak season), theo địa điểm (onshore/offshore), hoặc theo luật công ty.
Schedule Overrides:
- Trong trường hợp một nhân viên cần đổi ca tạm thời, có thể tạo schedule override cho ngày hoặc tuần cụ thể.
Time Device Integration (nếu có chấm công vân tay, quẹt thẻ…):
- Lấy dữ liệu in/out thực tế, sau đó đối chiếu với Work Schedule để tính cắt giờ, OT…
- Tách “chồng ca” (overlapping shifts) và xử lý sai lệch giờ.
Self-Service Tools:
- Nhân viên có thể xem lịch, đề nghị đổi ca, ghi lại overtime, gửi yêu cầu phê duyệt.
- Quản lý và HR có workflow phê duyệt trực tuyến.
Fast Formulas:
- Giúp tùy biến những bài toán đặc biệt: phụ cấp vùng sâu vùng xa, luân phiên tuần/buổi, chính sách OT “bậc thang” (mỗi 2 giờ tính tăng hệ số), v.v.
Hỗ trợ quy định luật lao động:
- Với các ca kéo dài, hệ thống có rule cảnh báo vi phạm như “không đủ 8 giờ nghỉ giữa 2 ca” hoặc “số giờ OT vượt giới hạn luật”.
- Thông báo cho quản lý/HR nếu vượt ngưỡng.

8. Tóm tắt và khuyến nghị

Phân rã kịch bản: Mỗi use case (3 ca 4 kíp, 3 tháng on/1 tháng off, v.v.) đều có thể giải quyết bằng cách kết hợp các cấu hình:
1. Lịch làm việc (Work Schedules)
2. Khung ca (Shifts) + Rotation Pattern
3. Time Rule & Rule Sets (tính OT, Premium, phụ cấp…)
4. Fast Formulas (cho logic phức tạp)
5. Time Period Definition (tùy chỉnh ngày bắt đầu/kết thúc tuần)
6. Holiday và Weekend Definition (tuân theo quốc gia/đặc thù)
Kiểm thử cẩn thận: Đặc biệt với những kịch bản “xoay ca” hoặc “khoảng trống” trong ngày, “khóa sổ” tuần làm việc lẻ, “3 tháng on – 1 tháng off” để đảm bảo không bị tính thừa giờ hoặc thiếu giờ.
Đảm bảo Workflows & Approvals: Người dùng cuối (nhân viên, quản lý) cần giao diện rõ ràng để xem lịch, báo cáo thời gian, xác nhận overtime, đổi ca…
Tuân thủ luật lao động địa phương: Mỗi quốc gia có yêu cầu riêng về giới hạn giờ làm, ngày nghỉ bắt buộc, hệ số OT. Hãy bảo đảm cấu hình đúng, đặc biệt là chồng ca hoặc kéo dài ca.

Như vậy, Oracle HCM Time & Labor có đầy đủ tính năng để “uốn nắn” theo nhiều mô hình ca kíp khác nhau, từ luân phiên tuần, chia ca trong ngày, cho đến những ca gãy hoặc chu kỳ “on-off” dài hạn. Chìa khóa nằm ở việc thiết kế Work Schedule phù hợp, kết hợp với Time Rules/ Fast Formulas để xử lý chính sách tính công, overtime, phúc lợi, và bảo đảm dòng phê duyệt cùng giao diện nhập liệu được cấu hình mạch lạc, rõ ràng.