Tài Liệu Concept: Module “Time & Attendance”

Dưới đây là một tài liệu Concept (khái niệm tổng quan) cho Module “Time & Attendance” trong giải pháp HCM/HR. Tài liệu này giúp tất cả thành viên dự án – từ đội ngũ business, phân tích nghiệp vụ, đến đội ngũ kỹ thuật – có cái nhìn thống nhất về các thực thể (entities), khái niệm, luồng dữ liệu (data flow) và cách cấu hình (configuration steps) trong module. Qua đó, mọi người sẽ hiểu rõ cách xây dựng lịch làm việc, quản lý chấm công (time card), áp dụng quy tắc (rule, policy), và phân bổ dữ liệu cho các mục đích khác nhau.

Tài Liệu Concept: Module “Time & Attendance”

1. Mục tiêu

Trình bày khung khái niệm (conceptual framework) cho việc quản lý thời gian và chấm công (Time & Attendance).
Mô tả cấu trúc các thực thể chính (Work Pattern, Shift, Time Card, Time Calculation Rule, Policy, Schedule, Period…) và mối quan hệ giữa chúng.
Giải thích các bước cấu hình cốt lõi – từ định nghĩa lịch làm việc (work pattern, schedule) đến cách gán ca, tính công.
Hỗ trợ người dùng (quản trị hệ thống, chuyên gia business, team dev) hiểu rõ logic, luồng dữ liệu, và cách triển khai.

2. Tổng quan Module Time & Attendance

Time & Attendance là nền tảng để doanh nghiệp:

Quản lý lịch làm việc và ca kíp (Work Pattern, Shift, Schedule).
Ghi nhận Time Card (chấm công) – từ máy quẹt thẻ, app di động, hay tự nhập.
Áp dụng chính sách (Policy) và quy tắc tính công (Rule) để tự động xác định overtime, nghỉ bù, rounding…
Xử lý ngoại lệ (Attendance Exception) như đi muộn, về sớm.
Cung cấp kết quả cho các mô-đun khác (Payroll, Absence, Project Costing…) thông qua Time Consumer Set.

3. Các Thực thể Chính & Ý nghĩa

Dưới đây là tóm tắt những entity cốt lõi nhất, trình bày theo luồng cấu hình và sử dụng.

3.1. Work Pattern

Ý nghĩa: “Khuôn mẫu” mô tả kiểu làm việc chung (Fixed, Flexible, Rotational…), có thể gồm giờ “core”, yêu cầu remote/hybrid, mức độ linh hoạt…
Vai trò:
1. Định nghĩa cách một nhóm nhân viên sẽ làm việc (vd: 5 ngày/tuần, 3 ca xoay…).
2. Là nền tảng để hình thành Work Pattern Day (chi tiết từng ngày).

3.2. Work Pattern Day

Ý nghĩa: Xác định từng “ngày” trong chu kỳ pattern – ngày nào làm (is_working_day = true), ngày nào nghỉ (false), hoặc mô phỏng “3 tuần làm, 1 tuần off”…
Cách dùng:
- Dùng day_of_week (Monday, Tuesday…) cho tuần chuẩn.
- Hoặc sequence_in_cycle (1..28) cho chu kỳ dài (28 ngày…).
Kết quả: Tạo nên lịch “cốt lõi” lặp lại cho pattern.

3.3. Shift & Shift Interval

Shift: “Ca làm việc” (Ca Sáng, Ca Đêm…), gồm start-end time, link với work_pattern.
Shift Interval: Tách ca thành nhiều đoạn (Work, Break, Meal…) để ghi rõ giờ làm – giờ nghỉ.
Ý nghĩa: Quản lý chính xác cấu trúc thời gian trong ngày.

3.4. Work Schedule Calendar & Work Schedule Entry

Work Schedule Calendar: Lịch cụ thể (VD: “Tháng 1/2024”), với start_date – end_date, mô tả chi tiết từng ngày.
Work Schedule Entry: Từng dòng “ngày – shift” (có phải holiday hay không).
Dùng khi: Doanh nghiệp muốn lập “lịch tay” (thủ công) cho từng ngày, thay vì lặp pattern.

3.5. Schedule Assignment

Vai trò: Gán nhân viên (hoặc nhóm) vào một Calendar (hoặc Work Pattern) trong khoảng thời gian (assignment_start_date – end_date).
Ý nghĩa: Xác định ai áp dụng lịch nào, từ ngày nào đến ngày nào.

3.6. Time Card

Ý nghĩa: Ghi nhận chấm công (Clock In, Clock Out). Có time_type_id (Regular, Overtime, Absence…), recorded_hours, calculated_hours.
Cốt lõi: “Time Entry” để từ đó hệ thống tính công, “soi” ngoại lệ, v.v.
period_cycle_id (nếu dùng chu kỳ “2024W01”) hỗ trợ chốt sổ theo kỳ.

3.7. Attendance Exception

Ý nghĩa: Ghi lại vi phạm (late, early leave, no show…) hay chênh lệch so với lịch.
Quy trình: Cần phê duyệt, lý do, v.v.

3.8. Time Calculation Rule & Rule Set

Rule: Mỗi quy tắc tính OT, Premium, Daily/Hourly…
Rule Set: Gom nhóm nhiều rule.
Ý nghĩa: Tự động xác định overtime sau 8h, tính hệ số đêm, v.v.

3.9. Attendance Policy & Assignment

Attendance Policy: Mô tả chính sách chấm công (grace period, overtime policy, day_breaker_time, rounding…).
Policy Assignment: Gán policy cho đối tượng (Employee, Department, Team…).
Kết hợp: Khi tính giờ, hệ thống tra policy → áp rule (overtime, rounding, max_shift_hours…).

3.10. Period Definition & Period Cycle

Period Definition: Định nghĩa kiểu kỳ (Weekly, Bi-weekly, Monthly…).
Period Cycle: Từng instance (VD: 2024W01 từ 01/01 – 07/01).
Dùng: Quản lý “khoá sổ” Time Card.

3.11. Time Consumer Set & time_card_consumer (N-N)

Time Consumer Set: Mục đích sử dụng dữ liệu (Payroll, Absence, Project Costing…).
time_card_consumer: Phân bổ giờ từ 1 time card sang nhiều consumer.
Ý nghĩa: Giúp “8h Regular” chia 2h sang Project A, 6h sang Project B hoặc OT…

3.12. Employee Group & Employee Self-Schedule (Tuỳ chọn)

Employee Group: Gom nhiều nhân viên thành nhóm (dự án, phòng ban…); dễ gán policy, schedule.
Employee Self-Schedule: Cho phép nhân viên tự đăng ký ca, chờ duyệt.

3.13. Approval Flow & Step

Mục đích: Quy trình duyệt Time Card, Exception, Self-Schedule.
Flow: Danh sách step, step_order, approver_role.
Step: Ai duyệt trước, ai duyệt sau…

3.14. Stop Day Rule (tuỳ chọn)

Ý nghĩa: “Day Breaker” – cắt ngày công lúc 2AM cho ca đêm.
Có thể lưu trong Attendance Policy (day_breaker_time) hoặc tách bảng stop_day_rule.

4. Luồng Cấu hình và Vận hành (Phân đoạn quan trọng)

Để dễ nắm bắt, ta chia thành các bước:

4.1. Bước 1: Định nghĩa Work Pattern & Work Pattern Day

Tạo Work Pattern (dạng Cố định, Xoay, v.v.).
Xác định chi tiết ngày (Work Pattern Day): làm việc hay nghỉ.
(Nếu dùng chu kỳ dài 28 ngày, ta thiết lập sequence_in_cycle = 1..28).

4.2. Bước 2: Thiết lập Period Definition (tùy chọn)

Nếu muốn chốt sổ theo tuần/tháng, tạo “Weekly” (7 ngày), “Monthly” (30 hoặc “bắt đầu mùng 1”).
Sinh Period Cycle (2024W01, 2024W02…).

4.3. Bước 3: Tạo Shift & Shift Interval

Xây Ca làm việc. Mỗi ca có thể chia thành interval (Work/Meal/Break).
Gán shift vào Work Pattern (nếu pattern cần chi tiết ca).

4.4. Bước 4: Lập Schedule (Calendar) & Gán (Schedule Assignment)

Cách A: Dùng work_schedule_calendar + work_schedule_entry (thủ công).
Cách B: Áp “Work Pattern” tự động lặp.
Gán nhân viên (hoặc nhóm) vào schedule, xác định ngày bắt đầu/kết thúc.

4.5. Bước 5: Khai Attendance Policy & Time Calculation Rule

Tạo Policy (grace_period, day_breaker_time, overtime_policy…).
Tạo Rule (OT sau 8h, Premium 150%, v.v.).
Mapping Policy với Rule (nếu cần).
Gán Policy cho đối tượng (Company, Department, Employee…).

4.6. Bước 6: Nhập/log Time Card

Khi nhân viên chấm công (in/out), hệ thống sinh Time Card.
Hoặc import từ máy chấm công của bên thứ 3, sau đó “build” time card.
Hệ thống kiểm tra matching so với schedule, nếu sai → attendance_exception.

4.7. Bước 7: Tính công (Employee Time Calculation)

Áp Time Calculation Rule theo Attendance Policy → Tạo record employee_time_calculation.
Xác định overtime, rounding, break cắt…
(Tuỳ chọn) Chia time_card sang time_consumer_set (nhiều mục đích).

4.8. Bước 8: Phê duyệt & Chốt kỳ

Nếu có Approval Flow, manager duyệt Time Card, Exception, Self-Schedule.
Khi xong, system đặt “is_closed = true” cho period_cycle → hoàn thành 1 kỳ.

5. Ví dụ Minh Hoạ (Một Use Case Đơn Giản)

Work Pattern: Tạo “5 ngày làm / 2 ngày nghỉ (thứ 7, CN)”.
Shift: Ca Hành chính (8:00 – 17:00), break 12:00 – 13:00.
Attendance Policy: Overtime sau 8h/ngày, rounding “nearest 15 phút”.
Gán Policy cho Phòng Sản xuất.
Period: Weekly, generate “2024W01” (1/1 – 7/1).
Nhân viên chấm công 5 ngày, 1 lần in/out. Hệ thống đối chiếu schedule, không thấy vi phạm, tính 8h/day.
Cuối tuần, system chốt “2024W01”, ghi (5 * 8 = 40h regular) → sang Payroll.

6. Lợi ích & Ứng dụng

Đồng nhất: Tất cả logic chấm công, ca kíp, OT… được quản lý tập trung.
Linh hoạt: Hỗ trợ đa dạng mô hình (3 ca 4 kíp, Remote, Hybrid, 3w on/1w off…).
Tự động hóa: Tự động bắt ngoại lệ (muộn, sớm), tính OT, chia time cho nhiều mục đích (Payroll, Dự án…).
Mở rộng: Gán policy tùy phòng ban, self-schedule, approval flow, day breaker… đáp ứng hầu hết use case.

7. Tóm tắt

Module “Time & Attendance” cung cấp cách xây dựng và vận hành toàn bộ vòng đời chấm công:

Định nghĩa Work Pattern (khung lịch) + Shift/Interval (ca kíp).
Thiết lập Period (kỳ lặp), Policy (chính sách), Rule (quy tắc tính).
Gán Lịch, Policy cho Nhân viên/Group.
Ghi nhận Time Card (từ máy chấm công hay manual).
Tính công (dựa trên rule, policy), quản lý ngoại lệ, phê duyệt.
Chốt kỳ, phân bổ dữ liệu cho mục đích (Time Consumer Set).

Nhờ mô hình linh hoạt, module này phù hợp cho cả công ty phân ca đơn giản lẫn doanh nghiệp quy mô lớn có nhiều ca, lịch xoay và chính sách phức tạp. Đây cũng là nền tảng cho việc tính lương (Payroll) và các tính năng nâng cao (Absence, Talent, Performance…).