Tài Liệu Concept: Module “Organizations”
Tài Liệu Concept: Module “Organizations”
Đây là một tài liệu Concept (khái niệm tổng quan) cho Module “Organizations” thuộc giải pháp HR. Tài liệu này giúp tất cả thành viên dự án – từ đội ngũ business, phân tích nghiệp vụ, đến đội ngũ kỹ thuật – có cái nhìn thống nhất về các thực thể (entities), khái niệm và luồng dữ liệu (data flow) trong module. Tài liệu cũng kèm ví dụ minh hoạ (sample data) để làm rõ cách các thực thể liên kết và tương tác.
1. Mục tiêu
- Cung cấp khung khái niệm thống nhất về cấu trúc tổ chức (Organization Structure) trong giải pháp HR.
- Mô tả rõ các thực thể chính (Legal Entity, Business Unit, Place/Location, Job, Position, Project, v.v.) và mối quan hệ giữa chúng.
- Hỗ trợ người dùng (khách hàng, quản trị hệ thống, team triển khai) nắm bắt cách quản lý và sử dụng dữ liệu tổ chức.
- Làm nền tảng để phát triển các tính năng khác như Quản lý Nhân viên, Chấm công, Tiền lương, Quản lý Hiệu suất, Quản lý Talent…
2. Tổng quan
Module “Organizations” cho phép doanh nghiệp thiết lập và quản lý toàn bộ cấu trúc công ty và cấu trúc pháp lý. Từ tập đoàn đa quốc gia với nhiều pháp nhân con, cho đến doanh nghiệp vừa và nhỏ chỉ có một vài phòng ban, hệ thống đều có thể đáp ứng. Ngoài ra, module hỗ trợ:
- Quản lý Pháp nhân (Legal Entity).
- Xây dựng Cấu trúc phòng ban (Business Unit) nhiều cấp, cho phép nhiều sơ đồ tổ chức song song.
- Quản lý Địa điểm làm việc (Place, Location, Work Location) một cách linh hoạt (một trụ sở hoặc nhiều chi nhánh).
- Thiết lập Job (chức danh chung) và Position (vị trí cụ thể), bao gồm kiêm nhiệm, đa tầng báo cáo.
- Quản lý Project (dự án), liên kết với các phòng ban và vị trí nếu cần.
- Theo dõi thời gian hiệu lực, versioning (nếu muốn lưu lịch sử thay đổi).
- Hỗ trợ phân quyền, phê duyệt, và báo cáo đa chiều.
3. Các Thực thể Chính và Ý nghĩa
3.1. Legal Entity (Pháp nhân)
- Mục đích: Mô tả các công ty/cơ sở pháp lý thuộc doanh nghiệp; trong trường hợp là tập đoàn, có thể có nhiều pháp nhân con.
- Thuộc tính chính:
- Tên pháp nhân, Loại hình, Mã số thuế, Số đăng ký kinh doanh, Ngày thành lập.
- Quan hệ cha – con (Parent Legal Entity) cho phép mô phỏng cấu trúc tập đoàn.
- Ví dụ:
- “ABC Corporation” (Công ty mẹ).
- “ABC VN Co. Ltd.” (Pháp nhân con tại Việt Nam).
- “ABC SG Branch” (Chi nhánh tại Singapore).
3.2. Business Unit (Đơn vị Tổ chức/Phòng ban)
- Mục đích: Thể hiện cấu trúc nội bộ (phòng ban, bộ phận, nhóm). Có thể phân cấp nhiều tầng (Tập đoàn -> Vùng -> Khối -> Phòng -> Nhóm…).
- Đặc điểm nổi bật:
- Cho phép nhiều mô hình: Theo địa lý, theo chức năng, theo dự án, v.v.
- Có thể gán BU vào nhóm (Group) hoặc danh mục (Category) nhằm phục vụ các mục đích báo cáo khác nhau.
- Hỗ trợ ngày bắt đầu – ngày kết thúc (start_date – end_date) để quản lý vòng đời của BU.
- Ví dụ:
- “Khối Kinh doanh Miền Bắc” thuộc “Công ty A”.
- “Phòng IT” (trực thuộc Khối Công nghệ).
- “Ban Dự Án Chiến Lược”.
3.3. Place, Location, Work Location
- Place: Thường là địa điểm chính (Campus, Tòa nhà, Nhà máy…). Có thể phân cấp (Ví dụ: “Trụ sở chính” -> “Building A” -> “Tầng 5”).
- Location: Chi tiết hơn, thường là một khu vực cụ thể bên trong Place (Ví dụ: “Tầng 5”, “Khu vực Sản xuất”).
- Work Location: Một “điểm” làm việc cụ thể (Ví dụ: “Phòng họp 201”, “Bàn số 12”, “Khu vực Testing”).
- Ý nghĩa:
- Giúp theo dõi nơi làm việc của nhân viên, vị trí, team.
- Tích hợp với chấm công (nếu cần), quản lý tài sản, hay bảo trì tòa nhà.
- Ví dụ:
- Place: “Trụ sở ABC – Building 1”.
- Location: “Tầng 3 – Khu Marketing”.
- Work Location: “Phòng họp 301” (sức chứa 20 người).
3.4. Job (Chức danh chung)
- Mục đích: Mô tả khái niệm chức danh ở mức tổng quát, chứa thông tin như tên Job, tiêu chuẩn, mô tả nhiệm vụ, yêu cầu kỹ năng.
- Phân biệt:
Jobkhác vớiPosition(vị trí cụ thể). Một Job có thể có nhiều Position tại các phòng ban khác nhau. - Ví dụ:
- Job “Chuyên viên Marketing” (Marketing Specialist).
- Job “Kỹ sư Phần mềm (Software Engineer)”.
- Job “Quản lý Dự án” (Project Manager).
3.5. Position (Vị trí cụ thể)
- Mục đích: Đại diện cho một ghế hoặc một vai trò cụ thể trong tổ chức, gắn với 1 Business Unit (phòng ban), 1 Job, và có thể báo cáo lên Position khác.
- Đặc điểm:
- Có Position Type (chính thức, thời vụ, part-time, …).
- Quản lý FTE (Full-time equivalent) nếu cần.
- Một người có thể kiêm nhiệm nhiều Position.
- Có thể versioning: Mỗi lần thay đổi (thăng chức, chuyển phòng ban) lưu lại lịch sử.
- Ví dụ:
- “Position #1001: Chuyên viên Marketing tại Phòng Marketing”.
- “Position #2002: Trưởng phòng IT” (báo cáo cho Giám đốc Công nghệ).
3.6. Project (Dự án)
- Mục đích: Quản lý thông tin dự án, thời gian bắt đầu/kết thúc, và liên kết với các Business Unit hoặc Position.
- Ý nghĩa:
- Có thể 1 dự án do nhiều BU tham gia (N-N relationship).
- Hỗ trợ báo cáo, phân bổ nguồn lực (nếu module HR muốn quản lý resource).
- Ví dụ:
- “Dự án chuyển đổi số (Digital Transformation)”, “Dự án phát triển sản phẩm mới”.
4. Data Flow Hoặc Workflow Tiêu Biểu
4.1. Dòng chảy dữ liệu khi tổ chức cập nhật
- Khởi tạo: Doanh nghiệp thiết lập Legal Entity (công ty mẹ, công ty con).
- Tạo Business Unit: Tạo các phòng ban, bộ phận trực thuộc pháp nhân (hoặc tập đoàn).
- Thiết lập các Place/Location: Cấu hình địa điểm làm việc (trụ sở, chi nhánh, v.v.).
- Khởi tạo Job: Tạo chức danh tổng quát (Marketing Specialist, Sales Executive…).
- Tạo Position:
- Chọn Job (Marketing Specialist).
- Chọn BU (Phòng Marketing).
- Chọn Place/Location (tòa nhà X, phòng Y nếu cần).
- Thiết lập chain-of-command (báo cáo cho “Trưởng phòng Marketing”).
- Gán Project (nếu có): Liên kết Project với BU hoặc Position.
- Quản lý lịch sử (Versioning): Mỗi thay đổi (chuyển phòng, thăng chức) cập nhật Position/BU, ghi lại ngày hiệu lực.
4.2. Data Flow khi nhân viên mới gia nhập
- Tạo hồ sơ nhân viên trong module HR core.
- Chọn Position trống để gán cho nhân viên này. (Position thuộc Business Unit X, Job Y).
- Xác định Place/Work Location chính thức.
- Nếu có kiêm nhiệm: Gán thêm Position phụ, Work Location khác.
- Theo dõi: Tự động hiển thị nhân viên trong sơ đồ tổ chức, báo cáo cho cấp trên tương ứng.
5. Ví dụ Dữ liệu Minh Hoạ (Sample Data)
Dưới đây là bảng mẫu tóm tắt một số thực thể với dữ liệu giả lập:
5.1. Legal Entity
| ID | Name | ParentEntityID | TaxID | Form | IncorporationDate |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ABC Global Corporation | (null) | 000-ABC | Cổ phần | 2000-01-01 |
| 2 | ABC Vietnam Co. Ltd. | 1 | 111-ABC | TNHH | 2005-06-01 |
5.2. Business Unit
| ID | Name | ParentBU | StartDate | EndDate | LegalEntityID |
|---|---|---|---|---|---|
| 10 | Khối Công nghệ | (null) | 2020-01-01 | (null) | 2 |
| 11 | Phòng IT Hạ Tầng | 10 | 2020-01-01 | (null) | 2 |
| 12 | Phòng Phát triển Phần mềm | 10 | 2020-01-01 | (null) | 2 |
| 13 | Phòng Marketing | (null) | 2020-01-01 | (null) | 2 |
5.3. Place & Location
| PlaceID | PlaceName | ParentPlaceID | Description |
|---|---|---|---|
| 1 | Trụ sở chính Hà Nội | (null) | Tòa nhà ABC Tower |
| 2 | Khu Văn phòng Tầng 5 | 1 | Bộ phận IT, Marketing |
| LocationID | LocationName | PlaceID | ParentLocationID | Description |
|---|---|---|---|---|
| 10 | Phòng IT 501 | 2 | (null) | |
| 11 | Phòng Marketing 502 | 2 | (null) |
5.4. Job
| JobID | JobTitle | Description |
|---|---|---|
| 100 | Kỹ sư Phần mềm | Viết code, triển khai hệ thống… |
| 101 | Trưởng phòng IT | Quản lý nhân sự, dự án IT… |
| 102 | Chuyên viên Marketing | Thực hiện chiến dịch Marketing… |
5.5. Position
| PositionID | PositionTitle | JobID | BU_ID | ReportsTo | EffectiveStart | EffectiveEnd | Notes |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1000 | Kỹ sư Phần mềm 1 | 100 | 12 | 1002 | 2020-01-01 | (null) | |
| 1001 | Kỹ sư Phần mềm 2 | 100 | 12 | 1002 | 2020-01-01 | (null) | |
| 1002 | Trưởng phòng IT | 101 | 10 | (null) | 2020-01-01 | (null) | |
| 1003 | Chuyên viên Marketing | 102 | 13 | (null) | 2020-01-01 | (null) | Báo cáo trực tiếp GĐ |
5.6. Project
| ProjectID | Name | StartDate | EndDate | Description |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Dự án Chuyển đổi số | 2021-01-01 | 2022-12-31 | Liên quan đến mọi phòng ban |
| 2 | Dự án Sản phẩm Mới | 2022-01-01 | 2023-06-30 | Marketing + R&D kết hợp |
(Ghi chú: Tùy cấu hình, Project có thể liên kết N-N với BU.)
6. Các Tính năng/Logic Quan trọng
-
Parent-Child Relationship
- Legal Entity có thể cha – con (nhiều cấp).
- Business Unit cũng có thể nhiều cấp (Khối -> Phòng -> Nhóm…).
- Place, Location có thể lồng nhau (Campus -> Building -> Tầng…).
-
Versioning & Hiệu lực thời gian
- Có thể theo dõi start_date, end_date cho các BU, Position, Project…
- Hỗ trợ ghi lại lịch sử (nếu end_date cũ -> start_date mới).
-
Kiêm nhiệm & Báo cáo
- Nhân viên có thể nắm nhiều Position (kiêm nhiệm).
- 1 Position có thể báo cáo cho 1 Position khác (theo chuỗi dọc) hoặc báo cáo nhiều line (nếu mô hình matrix).
-
Chuyển đổi (Transition)
- Khi một Position đổi job/BU, có thể tạo version mới hoặc đóng Position cũ, mở Position mới.
- Dữ liệu cũ không mất, vẫn lưu cho mục đích báo cáo lịch sử.
-
Phân quyền & Phê duyệt (tùy cấu hình)
- Ai được tạo/sửa/xóa BU, Position, Job?
- Có luồng approval trước khi thay đổi hay không?
7. Lợi ích & Ứng dụng
- Quản lý tập đoàn đa pháp nhân: Cho phép mở rộng không giới hạn cấp, phù hợp cả doanh nghiệp nhỏ và mô hình đa quốc gia.
- Cấu trúc tổ chức đa dạng: Mô tả đầy đủ các dạng phòng ban, vùng địa lý, ma trận chức năng.
- Chính xác thông tin nhân sự: Gán Position, Work Location rõ ràng, tránh nhầm lẫn khi luân chuyển nhân viên.
- Hỗ trợ báo cáo:
- Báo cáo theo phòng ban, địa điểm, dự án.
- Phân tích chi phí, nhân sự, công suất làm việc theo nhiều chiều.
- Tích hợp tương lai: Dễ dàng kết nối Performance Management, Talent Management, Skill Matching, Chấm công, Payroll…
8. Tóm tắt
Module “Organizations” là xương sống của giải pháp HR, cung cấp:
- Cấu trúc pháp lý (Legal Entity) cho mọi doanh nghiệp, từ nhỏ đến tập đoàn đa chi nhánh.
- Sơ đồ tổ chức (Business Unit) cho phòng ban, bộ phận, nhóm, hỗ trợ nhiều cây song song.
- Quản lý địa điểm (Place/Location) linh hoạt, kèm các thông tin cần thiết (sức chứa, tọa độ…).
- Job – Position tách biệt, cho phép tái sử dụng mô tả công việc, versioning, kiêm nhiệm, đa luồng báo cáo.
- Project để liên kết nhiều BU, Position, nhằm tổ chức quản lý nguồn lực.
- Hỗ trợ lịch sử và báo cáo (start/end date), đảm bảo dữ liệu chính xác, đáp ứng nhu cầu phân tích.
9. Phụ lục: Triển khai Thực tế
- Phân quyền người dùng: Quyết định ai là “HR Admin” có thể cập nhật cơ cấu, ai chỉ được xem…
- Thiết lập ban đầu:
- Khai báo các Legal Entity.
- Tạo khung BU (theo cấp từ trên xuống).
- Tạo Place/Location (nếu cần chi tiết).
- Khai Job, thiết lập Position.
- Nhập liệu, mapping:
- Nếu doanh nghiệp đã có dữ liệu trong Excel/ERP, cần map sang module “Organizations”.
- Kiểm tra logic (phòng ban cha – con, position còn hiệu lực…).
- Nâng cấp mở rộng:
- Kết nối module “Core HR” để gán nhân viên vào Position.
- Tích hợp Payroll, Talent, v.v.
Kết luận
Tài liệu Concept này đã phác thảo những thành phần cốt lõi của module “Organizations” và cách chúng liên kết với nhau. Qua đó, doanh nghiệp và đội ngũ triển khai có bức tranh tổng thể, dễ dàng trao đổi, tinh chỉnh, và mở rộng trong quá trình ứng dụng thực tế.
Note: Các chi tiết về mô hình dữ liệu (DB schema, quan hệ khóa ngoại) hoặc giao diện người dùng có thể được trình bày trong tài liệu kiến trúc/thiết kế kỹ thuật hoặc hướng dẫn sử dụng riêng.