Compensation & Base Pay

Dưới đây là một tài liệu Concept (khái niệm tổng quan) cho Module “Compensation & Base Pay” trong giải pháp HR. Tài liệu này giúp tất cả thành viên dự án – từ đội ngũ business, phân tích nghiệp vụ, đến đội ngũ kỹ thuật – có cái nhìn thống nhất về các thực thể (entities), khái niệm và luồng dữ liệu (data flow) trong module. Tài liệu cũng kèm ví dụ minh hoạ (sample data) để làm rõ cách các thực thể liên kết và tương tác.

1. Mục tiêu

Cung cấp khung khái niệm thống nhất về cách thức quản lý lương cơ bản (Base Pay) và lương thưởng (Compensation) trong giải pháp HR.
Giúp doanh nghiệp quản trị cấu trúc lương (grade, ladder, step) và các chương trình lương thưởng (compensation program, plan, cycle…) một cách linh hoạt.
Hỗ trợ người dùng (khách hàng, quản trị hệ thống, team triển khai) nắm bắt cách khai báo, tính toán và phê duyệt các thay đổi lương thưởng.
Làm nền tảng để phát triển các tính năng liên quan như Payroll, Hiệu suất (Performance), Talent Management, v.v.

2. Tổng quan

Module “Compensation & Base Pay” bao gồm hai mảng chính:

Base Pay: Xây dựng và quản lý lương cơ bản dựa trên các Grade, Grade Range, Bậc thang (Ladder), Bậc (Step), Salary Basis (phương thức trả lương theo tháng, năm, giờ…) và lưu lịch sử lương của nhân viên.
Compensation: Triển khai các chương trình (program) và kế hoạch (plan) lương thưởng, thiết lập ngân sách (budget), tiêu chí (eligibility), thực hiện chu kỳ (cycle) đề xuất tăng/ thưởng, cho đến final allocation (phân bổ cuối).

Module này phù hợp cho mọi loại doanh nghiệp, từ công ty phần mềm nhỏ (với 3 bậc Junior, Senior, Principal) đến tập đoàn lớn (nhiều grade, nhiều kỳ thưởng). Ngoài ra, module hỗ trợ:

Nhiều “Rate Component” (Derived Rate, Grade Rate, Value-by-Criteria…) để công ty tính lương một cách tùy biến.
Chu kỳ phê duyệt (Manager Worksheet) rõ ràng, dễ theo dõi.
Kết nối sang Payroll (nếu muốn tính tiền lương chính thức) hoặc sang Performance Management (lấy kết quả đánh giá để tính bonus).

3. Các Thực thể Chính và Ý nghĩa

3.1. Grade, Grade Range, Grade Ladder

Grade: Thể hiện cấp bậc nhân sự (Ví dụ: “Dev Junior”, “Dev Senior”).
Grade Range: Định nghĩa khoảng lương tối thiểu – trung bình – tối đa cho mỗi Grade (tùy chính sách công ty).
Grade Ladder: Tập hợp nhiều Grade thành một lộ trình bậc thang (Junior -> Senior -> Principal). Có thể thêm Step (bậc nhỏ bên trong mỗi Grade).
Ý nghĩa:
- Xây dựng khung Base Pay có tính minh bạch, rõ ràng.
- Khi nhân viên lên bậc, hệ thống có thể tự đề xuất mức lương mới dựa trên Grade Range.

3.2. Salary Basis & Salary Basis Component

Salary Basis: Định nghĩa cách trả lương (hàng tháng, hàng năm, theo giờ…), gắn với đơn vị tiền tệ (USD, VND…), và có thể liên kết với một Grade hay Grade Ladder.
Salary Basis Component: Mỗi Salary Basis có thể chia thành các thành phần “tính lương” (Rate Components), ví dụ:
- Base Rate (lương cơ bản),
- Derived Rate (công thức nhân, so sánh với thị trường…),
- Grade Rate (lấy theo bậc),
- Value by Criteria (tùy địa điểm, phòng ban…).
Ý nghĩa: Cho phép tùy biến các quy tắc tính lương, đáp ứng nhu cầu phức tạp của nhiều doanh nghiệp.

3.3. Employee Salary Record

Mục đích: Lưu mức lương cơ bản hiện tại của nhân viên (theo Salary Basis) và lịch sử thay đổi.
Thuộc tính: Grade, Ladder, Step, Số tiền lương, Ngày hiệu lực, Lý do tăng lương…
Ví dụ: “Anh A” có lương monthly 2.000 USD, Grade “Dev Senior”, bắt đầu từ 01/01/2023.

3.4. Compensation Program & Plan

Compensation Program: Một “chương trình” tổng, có thể là “Annual Compensation 2025” hoặc “Mid-Year Bonus 2025”,…
Compensation Plan: Mỗi Program có thể gồm nhiều Plan, ví dụ “Salary Review Plan” (tăng lương cốt lõi), “Bonus Plan” (thưởng dự án), “Stock Plan” (cổ phiếu) v.v.
Khi: Thường được khởi tạo theo giai đoạn (năm, quý…).

3.5. Plan Component

Mục đích: Bên trong 1 Plan, có thể có các thành phần chi tiết (ví dụ: Bonus % theo performance, Allowance cố định…).
Thông tin: Công thức tính (calculation_rule), giới hạn tối thiểu – tối đa, bắt buộc hay không…

3.6. Eligibility Profile & Plan Eligibility

Eligibility Profile: Mô tả điều kiện để nhân viên được tham gia Plan (dựa trên Grade, phòng ban, thâm niên, v.v.).
Plan Eligibility: Nhiều Plan có thể áp dụng 1 Profile, hoặc 1 Plan có thể gán nhiều Profile.
Ví dụ: Bonus Plan dành riêng cho “Senior trở lên”.

3.7. Budget Pool

Mục đích: Xác định ngân sách cho 1 Plan, chia theo phòng ban hoặc theo cấp.
Ví dụ: Quỹ Bonus 20.000 USD do “Trưởng phòng R&D” quản lý.
Ý nghĩa: Giúp kiểm soát tổng chi khi manager đề xuất tăng lương, thưởng.

3.8. Compensation Cycle & Manager Worksheet

Compensation Cycle: Mỗi Program có thể chia chu kỳ (Annual, Mid-Year, Quarter…). Trong chu kỳ, các bước mở form, duyệt… diễn ra.
Manager Worksheet: Giao diện (bảng tính) để quản lý nhập đề xuất tăng lương/ thưởng cho từng nhân viên. Mỗi dòng (manager_worksheet_detail) ghi: “Nhân viên X, plan Y, đề xuất 5%”.

3.9. Final Allocation

Mục đích: Lưu kết quả cuối (nhân viên nào được tăng lương/thưởng bao nhiêu).
Có thể cập nhật sang employee_salary_record (nếu liên quan lương cơ bản) hoặc gửi sang Payroll để chi trả.

4. Dòng chảy dữ liệu (Data Flow) Tiêu Biểu

4.1. Cấu hình ban đầu (Base Pay)

Tạo Grade: Dev Junior (G1), Dev Senior (G2), Dev Principal (G3)…
Thiết lập Grade Range (nếu có), ví dụ G2 min=1500, mid=2000, max=2500 (USD).
Khởi tạo Salary Basis: “Monthly Salary VN” (trả lương tháng, VND), “Annual Salary US” (trả lương năm, USD).
Gắn Salary Basis Component: Base Rate, Derived Rate (x12), v.v.
Tạo Employee Salary Record: Gán nhân viên A vào G2 (Dev Senior) với lương 2.000 USD/tháng, effective từ 01/06/2023.

4.2. Thiết lập chương trình (Compensation)

Tạo Program: “Annual Compensation 2025”.
Tạo Plan: “Salary Review Plan 2025” (tăng lương cốt lõi), “Bonus Plan 2025”.
Khai báo Eligibility: Bonus Plan chỉ áp dụng cho Senior.
Budget Pool: 100.000 USD cho Salary Review, 20.000 USD cho Bonus.

4.3. Chu kỳ (Cycle) & Worksheet

Tạo Compensation Cycle: “Annual Cycle 2025” (01/01/2025 – 31/01/2025).
Mở Manager Worksheet: Mỗi phòng ban, Manager thấy danh sách nhân viên.
Manager nhập đề xuất (mức tăng 10%, bonus 500 USD cho “Dev Senior B” …).
Phê duyệt: Hệ thống kiểm tra ngân sách, manager hoặc HR/CFO duyệt.
Khi hoàn tất, tạo Final Allocation.

4.4. Cập nhật lương & thanh toán

Final Allocation (nếu liên quan Base Pay): cập nhật sang employee_salary_record (nâng lương).
Bonus: Chuyển dữ liệu sang Payroll hoặc module tính công để chi trả.
Lưu lịch sử, sẵn sàng báo cáo.

5. Ví dụ Minh Hoạ với Công ty Phần mềm Nhỏ

Phòng: Dev, QC, BA, DB.
Bậc: Junior, Senior, Principal.
Grade:
- G1 = Dev Junior, G2 = Dev Senior, G3 = Dev Principal
- Tương tự cho QC, BA, DB.
Salary Basis: “Monthly Salary (VN)”, tần suất = MONTHLY, currency=VND.
Nhân viên “Nguyễn A” (Dev Senior) lương 20,000,000 VND/tháng từ 01/01/2023.
Hằng năm, công ty có “Annual Compensation Program”:
- Plan 1: Tăng lương cơ bản (SALARY),
- Plan 2: Thưởng dự án (BONUS).
Manager “Trần B” vào worksheet, đề xuất:
- Tăng lương 10% cho Nguyễn A → 22,000,000 VND.
- Thưởng 5,000,000 VND.
Duyệt xong, final_allocation = Lương mới 22 triệu + thưởng 5 triệu, có hiệu lực từ 01/02/2023.

6. Các Tính năng/Logic Quan trọng

Quản lý bậc lương (Grade, Ladder, Step): Giúp công ty đặt ra khung lương rõ ràng.
Salary Basis Component: Cho phép tạo Derived Rate, Comparison Rate, Value by Criteria… theo nhu cầu phức tạp.
Phân bổ ngân sách (Budget Pool): Tránh vượt chi phí dự kiến.
Chu kỳ đề xuất (Cycle) & Phê duyệt: Cung cấp quy trình chuẩn, Manager -> HR -> CFO, minh bạch.
Lưu lịch sử (Employee Salary Record) và report: Dễ kiểm tra, phân tích biến động lương.

7. Lợi ích & Ứng dụng

Minh bạch lương: Nhân viên, Quản lý có khung Grade, Range, Step rõ ràng.
Linh hoạt thưởng: Tạo nhiều chương trình, plan, thậm chí bonus theo tiêu chí (Value by Criteria).
Tiết kiệm thời gian: Tự động tổng hợp đề xuất, cảnh báo vượt ngân sách, giảm thủ công.
Kết nối Payroll: Lương, thưởng cuối cùng có thể đồng bộ sang module trả lương.
Phù hợp nhiều quy mô: Từ startup phần mềm 20 người đến tập đoàn ngàn nhân viên.

8. Tóm tắt

Module “Compensation & Base Pay” là cột sống của giải pháp HR về quản trị lương:

Base Pay: Cấu hình grade/ ladder, xác định salary basis, lưu lịch sử lương nhân viên.
Compensation: Tổ chức chương trình/ kế hoạch lương thưởng, quy định eligibility, ngân sách, vận hành chu kỳ phê duyệt, và ghi lại final allocation.
Kết quả: Doanh nghiệp có hệ thống tinh gọn, công bằng và linh hoạt để quản trị lương thưởng, đồng thời mở rộng ra các module liên quan (Payroll, Performance…).

9. Phụ lục: Triển khai Thực tế

Phân quyền: Ai được cấu hình grade, ai được tạo plan, ai phê duyệt thay đổi lương…
Thiết lập ban đầu:
- Khai báo Grade, Salary Basis.
- Tạo Compensation Program & Plan…
Luồng đề xuất – phê duyệt: Tùy chọn workflow, có thể 1 cấp, 2 cấp… Tích hợp tool như Camunda/Temporal.
Kết nối:
- Module “Core HR” (gắn Employee).
- Module “Payroll” (nhận final allocation để trả lương).
- Module “Performance” (lấy rating để tính bonus).

Kết luận

Tài liệu Concept này cung cấp bức tranh tổng thể về Module “Compensation & Base Pay”, giải thích các thực thể chính, luồng dữ liệu và ví dụ cho một công ty phần mềm cỡ nhỏ. Qua đó, doanh nghiệp và đội ngũ triển khai có thể trao đổi, tinh chỉnh, tùy biến giải pháp phù hợp với nhiều mô hình lương – thưởng khác nhau, đảm bảo tính công bằng, hiệu quả và tối ưu chi phí nhân sự.