Skip to content
A4B Docs

Tài Liệu Concept: Module “Absence Management”

Dưới đây là Tài Liệu Concept (khái niệm tổng quan) cho Module “Absence Management” thuộc giải pháp HR. Tài liệu này giúp tất cả thành viên dự án – từ đội ngũ business, phân tích nghiệp vụ, đến đội ngũ kỹ thuật – có cái nhìn thống nhất về các thực thể (entities), khái niệm và luồng dữ liệu (data flow) trong module. Tài liệu cũng kèm ví dụ minh hoạ (sample data) để làm rõ cách các thực thể liên kết và tương tác.

Tài Liệu Concept: Module “Absence Management”

1. Mục tiêu

  • Cung cấp khung khái niệm thống nhất về quản lý nghỉ phép trong giải pháp HR.
  • Mô tả rõ các thực thể chính (Leave Type, Leave Account Class, Leave Account, Leave Transaction, Leave Request, v.v.) và mối quan hệ giữa chúng.
  • Hỗ trợ người dùng (khách hàng, quản trị hệ thống, đội triển khai) nắm bắt cách quản lý và sử dụng dữ liệu nghỉ phép.
  • Làm nền tảng để phát triển/ tích hợp với các tính năng khác như Workflow Phê duyệt, Chấm công, Payroll, Báo cáo, v.v.

2. Tổng quan

Module “Absence Management” cho phép doanh nghiệp thiết lập và quản lý toàn bộ chính sách, quy trình nghỉ phép cho nhân viên. Tương tự mô hình “banking”, mỗi nhân viên có một (hoặc nhiều) tài khoản nghỉ phép (Leave Account) để theo dõi số dư (balance) và các giao dịch (transactions) như cộng ngày phép (accrual), trừ ngày phép (leave taken), điều chỉnh (adjustment), quy đổi thành tiền (encashment), v.v.

Các tính năng chính gồm:

  1. Định nghĩa Leave Type (loại nghỉ phép): Annual Leave, Sick Leave, Maternity, v.v.
  2. Quản lý Leave Account Class (lớp tài khoản) cho từng loại nghỉ, hỗ trợ cấu hình overdraft, tham số bổ sung, restriction sự kiện.
  3. Tạo và quản lý Leave Account cho nhân viên: theo dõi current balance, block balance, v.v.
  4. Ghi nhận Leave Transaction (các bút toán nợ/có), tự động hoặc thủ công, giúp audit toàn bộ biến động.
  5. Quản lý Leave Request (yêu cầu nghỉ phép), Leave Adjustment (điều chỉnh), Encashment (quy đổi tiền), v.v.
  6. Lưu Leave Balance Snapshot định kỳ hoặc theo sự kiện để phục vụ báo cáo, kiểm soát.
  7. Cho phép Block một phần số dư tạm thời (tránh bị dùng hai lần khi chưa được duyệt, hoặc nhằm các mục đích đặc thù).

3. Các Thực Thể Chính và Ý nghĩa

3.1. Leave Type

  • Mục đích: Đại diện cho loại nghỉ phép (Vacation, Sick Leave, Maternity Leave…).
  • Thuộc tính chính:
    • type_code, type_name: Định danh và tên gọi loại nghỉ (VD: “VACATION” – “Vacation Leave”).
    • is_paid: Chỉ ra loại nghỉ này có được trả lương hay không.
    • requires_approval: Có yêu cầu phê duyệt không.
    • add_param (JSON): Lưu trữ tham số mở rộng, tuỳ chính sách của doanh nghiệp.
  • Ví dụ:
    • VACATION (Annual Leave).
    • SICK_LEAVE (Nghỉ ốm có trả lương).
    • UNPAID_LEAVE (Nghỉ không lương).

3.2. Leave Account Class

(Trước đây là leave_class)

  • Mục đích: Nhóm các chính sách, quy tắc quản lý “tài khoản nghỉ phép” gắn với Leave Type. Một “Leave Type” có thể có nhiều “Leave Account Class” tuỳ thuộc đối tượng áp dụng.
  • Thuộc tính chính:
    • class_code, class_name: Mã và tên lớp tài khoản (VD: “ANNUAL_LEAVE_ACCOUNT”).
    • leave_type_id: Thuộc loại nghỉ phép nào.
    • overdraft_allowed và overdraft_limit: Cấu hình cho phép tài khoản bị âm (thấu chi ngày phép) và giới hạn bao nhiêu.
    • add_param (JSON): Tham số mở rộng khác.
  • Ví dụ:
    • “ANNUAL_LEAVE_ACCOUNT” gắn với “VACATION”.
    • “SICK_LEAVE_ACCOUNT” gắn với “SICK_LEAVE”.

3.3. Event

  • Mục đích: Mô tả các sự kiện dẫn đến thay đổi số dư nghỉ phép (accrual, carryover, request, encashment, adjustment…).
  • Thuộc tính chính:
    • event_code, event_name, event_type.
    • parameters (JSON) để lưu config (VD: “mỗi tháng accrual 1.5 ngày”).
    • min_days, max_days để quy định giới hạn số ngày.
    • workflow_config (JSON) để gắn luồng phê duyệt.
  • Ví dụ:
    • ACCRUAL (cộng ngày phép định kỳ),
    • LEAVE_REQUEST,
    • ENCASHMENT (chuyển ngày phép thành tiền),
    • ADJUSTMENT (điều chỉnh thủ công).

3.4. Account Class Event Restriction

(Trước đây là class_event_restriction)

  • Mục đích: Xác định sự kiện (Event) nào được phép hoặc không được phép áp dụng lên một Leave Account Class cụ thể.
  • Thuộc tính chính:
    • leave_account_class_id: Đối tượng “lớp tài khoản”.
    • event_id: Sự kiện cần ràng buộc.
    • allow: true / false.
  • Ví dụ:
    • “Encashment” không được phép trên “SICK_LEAVE_ACCOUNT”.

3.5. Leave Account

(Trước đây là leave_balance)

  • Mục đích: Đại diện cho tài khoản nghỉ phép cụ thể của một nhân viên, thuộc về một Leave Account Class.
  • Thuộc tính chính:
    • employee_id: Nhân viên sở hữu tài khoản này.
    • leave_account_class_id: Thuộc lớp tài khoản nào.
    • current_balance, available_balance: Số dư hiện tại và số dư khả dụng (đã trừ block).
    • blocked_balance: Số dư hiện đang bị block (tạm giữ).
    • status: Ví dụ “Active”, “Closed”.
  • Ví dụ:
    • Tài khoản “Annual Leave” của nhân viên A, “Sick Leave” của nhân viên A, v.v.

3.6. Leave Transaction

  • Mục đích: Lưu các bút toán thay đổi số dư tài khoản. Mỗi lần cộng/ trừ ngày phép đều sinh ra một transaction (giống Debit/Credit trong ngân hàng).
  • Thuộc tính chính:
    • leave_account_id: Tài khoản bị ảnh hưởng.
    • event_id: Sự kiện gây ra transaction (VD: ACCRUAL, LEAVE_REQUEST…).
    • amount: Số ngày (+) hoặc (-).
    • drcr_ind: Debit/Credit (D/C).
    • transaction_date, value_date: Ngày phát sinh/ Ngày giá trị.
    • reference_id: Tham chiếu đến request/ adjustment…
    • description, created_by: Mô tả, người tạo.
  • Ví dụ:
    • Transaction credit 1.5 ngày do ACCRUAL tháng 01/2024.
    • Transaction debit 2.0 ngày do LEAVE_REQUEST.

3.7. Leave Request

  • Mục đích: Ghi nhận yêu cầu nghỉ phép của nhân viên (start_date, end_date, total_days…).
  • Thuộc tính chính:
    • employee_id, start_date, end_date, total_days, status, reason.
    • requested_at, approved_by, approved_at (lưu thời điểm và người phê duyệt).
  • Ý nghĩa:
    • Khi duyệt, có thể block số dư trước, sau đó trừ hẳn khi chính thức phê duyệt.

3.8. Leave Adjustment

  • Mục đích: Ghi nhận điều chỉnh thủ công hoặc do sai sót. Thường kéo theo một leave_transaction.
  • Thuộc tính chính:
    • leave_account_id, adjustment_type (Manual, Correction…).
    • quantity: Số ngày điều chỉnh.
    • adjustment_date, reason, adjusted_by.
  • Ví dụ:
    • Admin HR phát hiện quên cộng ngày, tạo adjustment +2 ngày.

3.9. Encashment Request

  • Mục đích: Quản lý yêu cầu chuyển số ngày phép thành tiền (encash).
  • Thuộc tính chính:
    • leave_account_id, quantity, amount, status (Requested, Approved, Rejected).
    • requested_at, approved_by, approved_at.
  • Ý nghĩa:
    • Khi phê duyệt, trừ ngày phép và cập nhật transaction, đồng thời kích hoạt tính lương (nếu tích hợp).

3.10. Leave Balance Snapshot

  • Mục đích: Chụp lại trạng thái số dư của tài khoản nghỉ phép tại thời điểm nào đó, phục vụ báo cáo, đối soát.
  • Thuộc tính chính:
    • leave_account_id, snapshot_date.
    • opening_balance, debit_turnover, credit_turnover, closing_balance.
  • Ý nghĩa:
    • Tương tự sổ phụ ngân hàng, ghi lại biến động số dư mỗi kỳ (hằng ngày, hằng tháng…).

3.11. Leave Account Block

  • Mục đích: Quản lý việc block (tạm giữ) một phần số dư của tài khoản. Ví dụ: Khi có yêu cầu nghỉ phép dài ngày đang chờ duyệt, để tránh dùng “trùng”.
  • Thuộc tính chính:
    • leave_account_id, block_amount, start_date, end_date, status, reason.
  • Ý nghĩa:
    • “Block_amount” được đưa vào “blocked_balance” của “Leave Account”.
    • Khi hết hạn hoặc khi từ chối yêu cầu, block được “release” và “available_balance” tăng trở lại.

4. Data Flow hoặc Quy trình Tiêu Biểu

4.1. Dòng chảy dữ liệu khi cộng/trừ số dư

  1. Hệ thống (hoặc admin) kích hoạt Event (VD: ACCRUAL).
  2. Tạo Leave Transaction (Credit +X ngày) cho mỗi Leave Account đủ điều kiện.
  3. current_balance và available_balance trên tài khoản được cập nhật.

4.2. Data Flow khi nhân viên Request nghỉ

  1. Nhân viên tạo Leave Request (start_date, end_date, total_days…).
  2. Hệ thống Block tạm total_days (nếu chính sách yêu cầu block).
  3. Quy trình phê duyệt: Quản lý duyệt -> Tạo Leave Transaction (Debit).
  4. Hệ thống giảm current_balance, release block (nếu cần).

4.3. Data Flow khi Adjustment (điều chỉnh thủ công)

  1. Admin nhập Leave Adjustment (+/- X ngày).
  2. Hệ thống tạo Leave Transaction tương ứng, cập nhật số dư.

4.4. Data Flow khi Encashment

  1. Nhân viên gửi Encashment Request.
  2. Quản lý duyệt -> Hệ thống trừ quantity khỏi tài khoản, tính amount.
  3. Transaction type: Debit.
  4. Kết nối sang Payroll nếu cần chi trả.

4.5. Snapshot định kỳ

  1. Batch job chạy cuối ngày/tháng, duyệt qua toàn bộ tài khoản.
  2. Ghi Leave Balance Snapshot (opening_balance, debit_turnover, credit_turnover, closing_balance).

5. Ví dụ Dữ liệu Minh Hoạ (Sample Data)

5.1. Leave Type

idtype_codetype_nameis_paidrequires_approvalis_active
1VACATIONVacation Leavetruetruetrue
2SICK_LEAVESick Leavetruefalsetrue
3UNPAID_LEAVEUnpaid Leavefalsetruetrue

5.2. Leave Account Class

idclass_codeclass_nameleave_type_idoverdraft_allowedoverdraft_limitis_active
1ANNUAL_LEAVE_ACCOUNTAnnual Leave Account1false0.00true
2SICK_LEAVE_ACCOUNTSick Leave Account2true3.00true

5.3. Event

idevent_codeevent_nameevent_typemin_daysmax_days
1ACCRUALAccrual EventAccrual0.0999.99
2LEAVE_REQLeave RequestLeave Request0.530.0
3ENCASHMENTEncashment EventEncashment1.010.0

5.4. Account Class Event Restriction

idleave_account_class_idevent_idallow
12 (SICK_LEAVE_ACCOUNT)3 (ENCASHMENT)false

(Sick Leave Account không cho phép Encashment.)

5.5. Leave Account

idemployee_idleave_account_class_idcurrent_balanceavailable_balanceblocked_balancestatus
101011 (Annual)12.0012.000.00Active
111012 (Sick)0.000.000.00Active

(Nhân viên 101 có 2 tài khoản: Annual, Sick.)

5.6. Leave Transaction

idleave_account_idevent_idamountdrcr_indtransaction_datereference_iddescription
10010 (Ann. L. A/C)1 (ACCRUAL)2.00C2024-01-01 08:00:00nullAccrual Jan 2024
10110 (Ann. L. A/C)2 (LEAVE_REQ)-1.50D2024-02-10 08:00:00200Leave Req #200

5.7. Leave Request

idemployee_idstart_dateend_datetotal_daysstatusreason
2001012024-02-102024-02-111.50ApprovedPersonal (Family event)

5.8. Leave Adjustment

idleave_account_idadjustment_typequantityadjustment_datereasonadjusted_by
30010 (Ann. L. A/C)Manual1.002024-03-01 09:00:00Quên cộng ngày Tết102 (HR)

5.9. Encashment Request

idleave_account_idquantityamountstatusrequested_atapproved_byapproved_at
40010 (Ann. L. A/C)2.001000000Approved2024-03-15 10:00:00102 (HR)2024-03-16 08:00:00

5.10. Leave Balance Snapshot

idleave_account_idsnapshot_dateopening_balancedebit_turnovercredit_turnoverclosing_balance
500102024-02-0110.002.000.008.00

5.11. Leave Account Block

idleave_account_idblock_amountstart_dateend_datestatusreason
600101.502024-02-052024-02-09ReleasedBlock tạm cho Leave Req

6. Các Tính năng/Logic Quan trọng

  1. Overdraft:

    • Cho phép tài khoản nghỉ phép bị âm trong phạm vi overdraft_limit.
    • Hệ thống kiểm tra overdraft_allowed trước khi cho phép.

  2. Block Số Dư:

    • Khi có request dài ngày, hệ thống block số dư để đảm bảo nhân viên không dùng chồng chéo.
    • Nếu bị từ chối, block được “release” (trả lại vào available_balance).

  3. Accrual & Carryover:

    • Event ACCRUAL: Cộng ngày phép tự động (hàng tháng, hàng năm,…).
    • Event CARRYOVER: Chuyển số dư còn lại sang năm tiếp theo (nếu chính sách).

  4. Adjustment:

    • Hỗ trợ điều chỉnh +/- do sai sót hay chính sách đột xuất.
    • Tự động sinh transaction để audit (Manual/CORR).

  5. Encashment:

    • Event ENCASHMENT quy đổi ngày phép thành tiền.
    • Tích hợp module Payroll nếu cần trả lương/tiền.

  6. Workflow Config:

    • Các event (LEAVE_REQUEST, ENCASHMENT…) có thể gắn cấu hình luồng phê duyệt (VD: 1-3 ngày do line manager duyệt, 3-5 ngày do director duyệt…).

  7. Snapshot:

    • “Sổ phụ tài khoản” ghi nhận biến động theo ngày/kỳ, phục vụ reporting và kiểm toán.

7. Lợi ích & Ứng dụng

  • Quản lý nghỉ phép tối ưu: Hạn chế nhầm lẫn, trùng lặp, mất dấu giao dịch.
  • Minh bạch & Audit dễ dàng: Mọi thay đổi số dư được log qua “transaction” giống hạch toán ngân hàng.
  • Tùy biến & Mở rộng:
    • Cho phép overdraft, block, carryover, encashment,…
    • Có thể tích hợp Workflow, Payroll, Chấm công.
  • Cấu hình chính sách linh hoạt: Tách biệt leave_type – leave_account_class, hỗ trợ nhiều scenario cho nhiều nhóm nhân viên.
  • Báo cáo và đối soát mạnh mẽ:
    • Snapshot, transaction log, block log.
    • Giao diện hỗ trợ HR/manager theo dõi dễ dàng.

8. Tóm tắt

Module “Absence Management” vận hành như một hệ thống tài khoản – giao dịch cho nghỉ phép, bao gồm:

  • Leave Type: Định nghĩa loại nghỉ (có lương/không lương, cần duyệt/không cần duyệt…).
  • Leave Account Class: Gói chính sách nghỉ (overdraft, carryover…).
  • Leave Account: Tài khoản nghỉ của từng nhân viên, với các trường current_balance, available_balance, blocked_balance.
  • Leave Transaction: Ghi nhận mọi hoạt động nợ/có (VD: Accrual, Request…).
  • Leave Request, Adjustment, Encashment: Các hành động thường gặp, kèm luồng phê duyệt.
  • Snapshot, Block: Hỗ trợ đối soát, chụp số dư, và block số ngày trong quá trình chờ xử lý.

Mô hình này mang lại tính minh bạch, dễ dàng mở rộng, và quản lý chặt chẽ ngày phép của nhân viên trên cùng một nền tảng.

9. Phụ lục: Triển khai Thực tế

  1. Cấu hình ban đầu:

    • Tạo danh sách Leave Type (Annual, Sick,…).
    • Khởi tạo Leave Account Class cho từng nhóm.
    • Xác định restriction (không cho encash SICK_LEAVE,…).
    • Tích hợp luồng phê duyệt (workflow_config).

  2. Tạo tài khoản:

    • Mỗi nhân viên mới được cấp tài khoản nghỉ theo class phù hợp (Annual, Sick…).
    • Hoặc chạy batch tự động để cấp.

  3. Vận hành:

    • Hàng tháng/ quý chạy event ACCRUAL cộng ngày.
    • Khi nhân viên request: block số dư, đợi phê duyệt, trừ ngày.
    • Lưu mọi transaction để audit.

  4. Báo cáo & Kiểm tra:

    • Leave Balance Snapshot chạy định kỳ/ cuốn chiếu.
    • HR có thể tra cứu chi tiết, so sánh, in sổ.

  5. Tích hợp:

    • Payroll (xử lý encashment).
    • Chấm công (giảm công chấm khi nghỉ).
    • Performance (tổng số ngày nghỉ…).

Kết luận

Tài liệu Concept này đã phác thảo những thành phần cốt lõi của module “Absence Management” và cách chúng liên kết với nhau. Qua đó, doanh nghiệp và đội ngũ triển khai có bức tranh tổng thể, dễ dàng trao đổi, tinh chỉnh, và mở rộng trong quá trình ứng dụng.

Lưu ý: Các chi tiết về mô hình dữ liệu (DB schema) hoặc logic xử lý cụ thể (VD: flow phê duyệt, batch accrual, integrate payroll) có thể được làm rõ hơn trong tài liệu thiết kế kỹ thuật hoặc hướng dẫn triển khai/ người dùng riêng.