Human Capital Management - Guideline for BA Role

📘 Guideline cho Business Analyst (BA)

Dự án HR Headless – Phân tích và dẫn dắt nghiệp vụ theo kiến trúc linh hoạt

1. 🎯 Mục tiêu của vai trò BA

Là cầu nối giữa khách hàng (hoặc bộ phận nghiệp vụ) và các nhóm phát triển (dev, frontend, UI/UX, QA).
Thu thập, phân tích, mô hình hóa và xác thực yêu cầu nghiệp vụ một cách chính xác, nhất quán.
Đảm bảo các yêu cầu nghiệp vụ được diễn giải rõ ràng, không mơ hồ, có thể triển khai được, và có thể kiểm thử/nghiệm thu.

2. 🧭 Quy trình làm việc tổng quát của BA trong dự án HR

Khảo sát và thu thập yêu cầu từ phía khách hàng hoặc đội ngũ HR nội bộ
Xây dựng tài liệu yêu cầu nghiệp vụ (BRD)
Xác định & mô hình hóa các workflow nghiệp vụ
Làm rõ thông tin cần thiết cho UI/UX team & frontend team
Phối hợp với backend để định hình API, logic xử lý
Tham gia review & nghiệm thu chức năng từ góc nhìn nghiệp vụ
Hỗ trợ khách hàng trong quá trình UAT (User Acceptance Testing)

3. 📋 Checklist công việc theo từng giai đoạn

Giai đoạn 1: Thu thập yêu cầu

Tổ chức workshop với khách hàng hoặc HR nội bộ để làm rõ bối cảnh
Ghi nhận toàn bộ quy trình hiện tại (as-is)
Liệt kê toàn bộ actor liên quan (Employee, HR, Manager…)
Xác định các loại dữ liệu đầu vào/ra (ví dụ: phiếu nghỉ, JD, hồ sơ…)

Giai đoạn 2: Phân tích & mô hình hóa

Phân tích các luồng xử lý nghiệp vụ → mô hình hóa thành flowchart hoặc BPMN
Xác định các điều kiện rẽ nhánh, luật nghiệp vụ, phê duyệt theo vai trò
Ưu tiên chức năng theo mô hình MoSCoW (Must/Should/Could/Won’t)
Gắn mapping từ nghiệp vụ → UI cần thể hiện → API cần gọi

Giai đoạn 3: Chuẩn hóa tài liệu

Viết BRD đầy đủ, rõ ràng, không mơ hồ
Ghi rõ các trường hợp ngoại lệ, lỗi nghiệp vụ có thể phát sinh
Đính kèm sơ đồ quy trình & mẫu dữ liệu minh hoạ

Giai đoạn 4: Làm việc với các nhóm khác

Review BRD cùng frontend + UI/UX để đảm bảo hiểu đúng yêu cầu
Làm việc với backend để làm rõ thông tin cần expose qua API
Tham gia test case design để xác nhận coverage đúng nghiệp vụ
Hỗ trợ khách hàng chuẩn bị checklist nghiệm thu

4. 📁 Bộ tài liệu chuẩn BA cần xây dựng

Tài liệu	Mục tiêu	Ghi chú
BRD – Business Requirement Document	Tổng hợp và mô tả tất cả yêu cầu nghiệp vụ	Theo module hoặc theo domain (ví dụ: Tuyển dụng, Payroll)
Business Workflow Diagram	Mô hình hóa luồng xử lý	Có thể vẽ bằng BPMN hoặc flowchart
Approval Matrix	Liệt kê điều kiện duyệt, theo vai trò, cấp bậc	Định nghĩa rõ ràng “ai được duyệt cái gì”
UI Mapping Sheet	Mapping từ nghiệp vụ sang màn hình	Mỗi hành động tương ứng với 1 màn hình cụ thể
API Requirement List	Liệt kê các API cần có cho module	Giao tiếp chặt chẽ với backend
UAT Scenario List	Viết kịch bản test từ góc nhìn người dùng	Phục vụ nghiệm thu sản phẩm

5. 🛠 Kỹ thuật hỗ trợ & công cụ đề xuất

BPMN hoặc Lucidchart để vẽ workflow nghiệp vụ
Miro hoặc Whimsical để brainstorm và mô hình hóa
Excel / Google Sheets để xây dựng Approval Matrix và UI Mapping
Confluence hoặc Notion để ghi chép và chia sẻ tài liệu
Jira / Trello / ClickUp để quản lý công việc liên quan đến BA

6. 🚧 Lưu ý & Kinh nghiệm thực chiến

❗ Không đưa yêu cầu mơ hồ: Tránh dùng từ “linh hoạt”, “hỗ trợ”, “có thể” nếu không rõ nghĩa kỹ thuật.
❗ Xác nhận yêu cầu bằng use case cụ thể: Luôn kiểm tra với người dùng thực tế: “Trong trường hợp A, anh/chị làm thế nào?”
✅ Luôn gắn liền nghiệp vụ với logic kỹ thuật: Ví dụ: Khi nghỉ phép → hệ thống trừ vào phép còn lại → cập nhật payroll → generate báo cáo
✅ Giới hạn phạm vi rõ ràng: Với mỗi module, phải có phần “ngoài phạm vi” để tránh scope creep.

7. 📊 KPI đo hiệu quả công việc của BA

Chỉ số	Mục tiêu
% tài liệu BRD được phê duyệt lần đầu	≥ 80%
Số iteration cần để sửa yêu cầu	≤ 2
Số bug do hiểu sai nghiệp vụ	< 5% tổng số bug
Thời gian phản hồi câu hỏi từ team dev/UI	≤ 1 ngày làm việc

8. 📌 Kết luận

BA là tuyến đầu bảo vệ sản phẩm khỏi hiểu sai nghiệp vụ. Việc chuẩn hóa quy trình làm việc của BA trong dự án HR headless giúp tiết kiệm thời gian, tránh trễ deadline, và tăng chất lượng đầu ra. Một BA giỏi không chỉ ghi lại yêu cầu mà còn “gỡ rối”, định hướng và bảo vệ sự rõ ràng cho toàn đội.