Skip to content
A4B Docs

Human Capital Management - Working Principles of the HR Headless

Tài liệu: Working Principles của Dự án HR Headless

1. Mục tiêu tài liệu

Tài liệu này nhằm mô tả rõ các nguyên lý thiết kế và phát triển của dự án HR theo kiến trúc Headless, làm rõ vai trò và phạm vi trách nhiệm của các nhóm tham gia (Product team, HR team, Frontend, UI/UX, Data, BA…) trong toàn bộ vòng đời sản phẩm. Đồng thời, tài liệu giúp định hình cách thức phối hợp hiệu quả, đảm bảo việc xây dựng hệ thống HR diễn ra theo hướng linh hoạt, mở rộng được, dễ tích hợp và phù hợp với nghiệp vụ doanh nghiệp.

2. Nguyên lý phát triển sản phẩm (Working Principles)

🧩 1. Modular & Scalable Architecture

Mỗi module HR phải được thiết kế tách biệt, dễ mở rộng, có thể triển khai độc lập hoặc kết hợp theo nhu cầu doanh nghiệp.

  • Tách module rõ ràng: Payroll, Timesheet, ESS, Onboarding, Total Rewards…
  • Hỗ trợ triển khai từng phần hoặc theo giai đoạn (phased rollout)
  • Dễ tích hợp với hệ thống ngoài qua các chuẩn REST/GraphQL API
  • Cho phép mở rộng tính năng riêng biệt cho từng khách hàng mà không ảnh hưởng toàn hệ thống

🔄 2. Reusability & Consistency

Giảm thiểu lặp lại, tăng khả năng dùng lại, và đảm bảo nhất quán toàn hệ thống.

  • Component hóa giao diện: các thành phần UI được tái sử dụng trên nhiều module
  • Chuẩn hóa luồng xử lý CRUD và approval
  • Chuẩn hóa tên API, định dạng response, cơ chế phân trang, lọc
  • Áp dụng pattern giống nhau cho các module (ex: Timesheet giống Leave, Contract giống Offer)

🛠️ 3. Configurable Over Hardcoded

Giải pháp cần cho phép cấu hình nghiệp vụ thay vì mã hóa cứng trong logic hệ thống.

  • Rule tính lương, nghỉ phép, bonus, bảo hiểm đều có thể cấu hình qua giao diện hoặc tệp cấu hình
  • Mỗi doanh nghiệp có thể có chính sách riêng, do đó hệ thống cần “co giãn” theo chính sách nội bộ

🔒 4. Security & Privacy by Design

Bảo mật, quyền riêng tư phải là ưu tiên từ thiết kế kiến trúc đến triển khai.

  • RBAC (Role-based access control): phân quyền theo vai trò, cấp bậc và đơn vị
  • Masking dữ liệu nhạy cảm (lương, đánh giá…) trên giao diện nếu không có quyền truy cập
  • Ghi log đầy đủ hành vi người dùng liên quan đến dữ liệu cá nhân hoặc chỉnh sửa
  • Tuân thủ các quy định bảo mật dữ liệu nội địa (ví dụ: Nghị định 13 tại Việt Nam hoặc tương đương GDPR nếu mở rộng)

⚙️ 5. Workflow-driven

Xây dựng sản phẩm xoay quanh quy trình nghiệp vụ thực tế, có thể tùy biến theo tổ chức.

  • Mỗi quy trình (leave, tăng lương, thưởng…) đều có luồng phê duyệt riêng và phải có khả năng cấu hình
  • Cho phép định nghĩa các bước duyệt động (multi-level approval, conditional path…)
  • Hệ thống cần hỗ trợ công cụ thiết kế workflow hoặc load workflow đã được định nghĩa

👩‍💼 6. User-centric Design

Trải nghiệm người dùng (UX) đóng vai trò trung tâm, đặc biệt với người dùng không chuyên (employee, manager).

  • Thiết kế dựa trên thói quen sử dụng thực tế của nhân sự và quản lý
  • Giao diện rõ ràng, thân thiện, giảm bớt thao tác dư thừa
  • Hỗ trợ responsive UI cho mobile (ESS/MSS thường dùng trên di động)
  • Cung cấp dashboard cá nhân hóa: công việc chờ duyệt, thông tin cá nhân, ngày phép còn lại…

📊 7. Reporting & Data-first

Dữ liệu là nền tảng vận hành và ra quyết định – hệ thống phải đảm bảo truy xuất, phân tích dễ dàng.

  • Hỗ trợ báo cáo động, xuất file theo định dạng cần thiết (PDF, Excel, BI JSON…)
  • Cấu trúc dữ liệu phải cho phép dễ dàng kết nối các công cụ BI như Power BI, Metabase, Tableau
  • Đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu, lưu vết thay đổi, version hóa dữ liệu nếu cần

🔁 8. Integration-ready

Coi tích hợp là mặc định – hệ thống phải dễ dàng kết nối với máy chấm công, phần mềm ERP, tài chính.

  • API 2 chiều: nhận và gửi dữ liệu từ/đến các hệ thống khác
  • Thiết kế hỗ trợ cả real-time sync (webhook) và batch sync (qua SFTP, file…)
  • Cho phép cấu hình field mapping và transform dữ liệu từ nhiều định dạng khác nhau

3. Nhóm nhiệm vụ chính của Product team (Core Headless Team)

Product team sẽ chịu trách nhiệm dẫn dắt phần kiến trúc và nghiệp vụ cốt lõi, bao gồm:

3.1 Design Concept & Domain Design

  • Xây dựng domain model HR thống nhất, xác định các thực thể chính (employee, contract, payroll, leave…)
  • Định ranh giới (bounded context) cho từng module
  • Thiết kế nền tảng từ đầu để hỗ trợ linh hoạt (event-driven, extensibility…)

3.2 Entity & Data Model Design

  • Thiết kế schema dữ liệu chuẩn, tách biệt giữa entity (DB) và DTO (expose qua API)
  • Đảm bảo tính mở rộng: ví dụ trường custom fields cho từng doanh nghiệp
  • Chuẩn hóa format cho các loại dữ liệu như thời gian, tiền tệ, trạng thái…

3.3 Microservice & API Design

  • Mỗi module là 1 microservice độc lập: Timesheet, Payroll, Leave…
  • Chuẩn hóa API (path, query param, filter, pagination)
  • Định nghĩa Swagger/OpenAPI cho mỗi service – frontend có thể tự sinh client

3.4 Business Function & Core Workflow

  • Xây dựng logic nghiệp vụ chuẩn: tính phép, khấu trừ thuế, tính overtime, KPI…
  • Áp dụng rule engine hoặc decision table (Drools/Nools…) nếu cần nghiệp vụ phức tạp
  • Thiết kế và vận hành workflow engine nếu có (Camunda, Temporal…)

4. Nhóm nhiệm vụ phối hợp đa nhóm

Để đảm bảo tính thực tế và phù hợp vận hành, product team cần phối hợp chặt chẽ với các nhóm:

4.1 Thu thập & phân tích yêu cầu (BA + HR + End-user)

  • Khảo sát hiện trạng và quy trình thực tế đang vận hành
  • Viết BRD (Business Requirement Document) rõ ràng, có flow và use case
  • Mapping BRD sang từng module backend và API tương ứng

4.2 Thu thập & xây dựng business workflow

  • Làm việc cùng HR để vẽ BPMN sơ đồ các quy trình nghỉ phép, ký hợp đồng, tính thưởng…
  • Phân tích điều kiện phê duyệt: theo cấp bậc, phòng ban, chi nhánh…

4.3 Thiết kế UI/UX

  • Từ yêu cầu nghiệp vụ, phối hợp với nhóm UI/UX để tạo mockup phù hợp
  • Xác định các component dùng chung để frontend dễ triển khai và tái sử dụng

4.4 Phát triển frontend

  • Dựng giao diện dựa trên API từ backend và mock UI/UX
  • Triển khai logic hiển thị, validate và gọi API tương ứng
  • Phối hợp chặt chẽ để xử lý lỗi hiển thị, đồng bộ trạng thái workflow

4.5 Chuyển đổi dữ liệu (Data Migration)

  • Thu thập dữ liệu hiện tại từ file Excel, phần mềm cũ hoặc hệ thống HR nội bộ
  • Mapping dữ liệu sang schema mới
  • Xác định và viết rule chuyển đổi (ví dụ: định dạng ngày/tháng, trạng thái hợp đồng…)
  • Làm test migration, kiểm tra toàn vẹn và chất lượng dữ liệu sau chuyển đổi

5. Đánh giá và hoàn thiện

Việc phát triển hệ thống HR theo hướng headless yêu cầu sự phối hợp đồng bộ giữa các nhóm kỹ thuật và nghiệp vụ, với kiến trúc và nguyên lý rõ ràng. Tài liệu này là kim chỉ nam để giữ toàn đội đi đúng hướng và tránh lệch mục tiêu trong quá trình triển khai.